Excel: ar tai vis dar geriausias pasirinkimas?

Šiandien kone kiekvienas žino ir greičiausiai naudoja Excel savo kasdienėje veikloje. Tai yra puikus įrankis, kuris yra lanksčiai pritaikomas bei naudojamas atliekant tiek paprastus, tiek sudėtingesnius veiksmus ar skaičiavimus. Esame tikri, kad šią programą puikiai pažįsta daugelis analizes atliekančių profesionalų.

Vis dėlto, kaip ir bet kokia kita programa, Excel taip pat turi savo galimybių ribas. Šie apribojimai gali ne tik trikdyti darbo procesą, bet tam tikrais atvejais jį ir visai sustabdyti. Pateikiame kelis pavyzdžius, su kuriais mums teko susidurti patiems:

• Dažniausiai ataskaitos yra kuriamos paimant duomenis iš kelių skirtingų sistemų ir juos sujungiant tarpusavyje. Visas šis procesas naudojant Excel gali būti gana sudėtingas ir reikalauti daug atidumo bei laiko.
• Ar kas nors pamenate tuos laikus, kuomet Excel ribodavo eilučių skaičių iki 65 000? Dabar tai atrodo juokingi skaičiai, ypač kai tokių ribojimų nebėra. Tačiau tikime, kad skaitančiųjų gretose turime tokių žmonių, kuriems yra tekę dirbti ir su 1 000 000 eilučių. Iš savo patirties galime pasakyti, kad dirbant su didžiuliais duomenų kiekiais kartais net ir paprasčiausi skaičiavimai trunka žymiai ilgiau nei norėtųsi, o kartais net ir pati Excel programa „lūžta“ ir belieka tik melstis, kad visas darbas nebūtų dingęs ir visi veiksmai būtų išsaugoti.
• Jau žinome, kad su Excel galima kurti ataskaitas. Neretu atveju tos ataskaitos būna perduotos vadovų peržiūrai ir nagrinėjimui. Ne vieną kartą iš klientų esame girdėję kelias problemas, su kuriomis jie susiduria šioje situacijoje:
  1. Jei Excel failas nėra didelis, daugelyje įmonių yra nusistovėjusi kultūra juo dalintis el. paštu. Vis dėlto, jei ataskaitos atnaujinamos kartą per savaitę, o kartais ir kasdien, toks dalijimosi būdas tampa gana chaotiškas.
  2. Kartais atsiranda poreikis pasidalinti tik viena ataskaitos dalimis, nerodant kitų jos duomenų. Mūsų žiniomis, Excel patogaus ir greito būdo tokiam informacijos perdavimui neturi, tad paprastas procesas čia tampa kiek sudėtingu.
  3. Pasaulis tobulėja jau net nebe valandomis, o minutėmis, todėl ir norai modernizuoti ataskaitų peržiūrėjimą tampa inovatyvesni. Tikime, kad dažnas vadovas dabar nori matyti pasikeitimus bei gauti pranešimus apie juos realiu laiku į savo mobilųjį telefoną. Toks realizavimas naudojant Excel kaip ataskaitų kūrimo įrankį nėra patogus ir net sudėtingas.

Nesupraskite mūsų neteisingai – mes ir patys Excel naudojame kasdien, tačiau sudėtingesniems skaičiavimams bei ataskaitų kūrimui renkamės galingesnį įrankį. Power BI leidžia visas aukščiau išvardintas kliūtis įveikti lengvai ir paprastai, nes tai yra kone bazinės šio įrankio funkcijos.

Aukščiau yra pateikti tik keli pavyzdžiai, su kuriais teko susidurti mūsų aplinkoje. Kaip ir minėjome, Excel yra labai populiarus įrankis ir jis yra puikus nedideliems duomenų kiekiams apdoroti bei atvaizduoti, tad tikrai nereikėtų jo atsisakyti užduočių atlikimui.